新人エンジニアが最初に任される仕事
要件定義や設計を担当するエンジニアは社内外で頻繁に会議を行います。
会議の進行を担当するエンジニアやお客様と話を進めるエンジニアはベテランの方が務めますが、議事録の作成は若手に回ってくることが多いです。
議事録の作成を依頼されたら必ず最初にフォーマットの確認をしましょう！
プロジェクトで特定のフォーマットを使っている場合はそれを使いましょう。
特に指定がない場合はWord形式で作成するのが無難です。
社内会議であればテキスト形式でもよいかもしれません。
最近（2024年8月）はAI議事録作成ツールなどが広まってきていますが、音声データのセキュリティ問題や精度の低さから導入されていない現場もあります。
議事録を取れるようになることは新人エンジニアにとって重要な任務であり、登竜門です。
この記事を読んで議事録の取り方をマスターしようね！
議事録の目的
議事録を取る目的は以下などがあります。
- 会議の決定事項や宿題事項などの内容を記録する
- 会議の内容を振り返ったり、会議に参加していない人へ会議の内容を共有する
参加者が各々の宿題事項を確認し次の行動を起こすため、議事録は「指示書」であることを覚えておきましょう。
上記目的を果たすために議事録の取り方のポイントを抑えよう。
議事録の内容
議事録に記載する内容は主に以下があります。
会議名、開催日、作成日、作成者、承認者、参加者、配布資料、議事
事前準備
会議の前に以下の準備をしておこう！
- 会議のアジェンダ（議題）や会議資料の内容を確認し、当日の会議の流れを理解しておく
- 会議資料に記載されている用語でわからないものを調べておく
- 議事録に議題ごとのセクションの下書きを書いておく
- 会議の録画、録音が可能か確認しておく
会議では新人にとっては難しい言葉、わからない用語がよく使われます。
わからない言葉は聞き取れないことがあるので、事前に調べておこう！
会議を録音するときは音声データがクラウドに保管されるタイプやパソコンと接続してデータを保存できるものはセキュリティリスクになるので避けたいです。
ボイスレコーダー自身に保存できて、パスワードロックできるものがお勧めです。
その場合でもボイスレコーダー自体の紛失防止のため、鍵付きのロッカー等に保管するなどルールを決めよう！
特にタイピングが遅いなどで議事録を取るのが苦手に感じている人は事前に準備をしておこう！
注意事項
議事録を取る際には以下の注意事項を守ろう！
- 会議の話者に集中する
- 多少のタイピングミスは気にせずキーワードを意識してタイピングする（タイピングが苦手な方は手書きでメモをとる）
- 誰の発言か記録する（最低限で組織単位）
対面会議だと集中できますが、オンライン会議の場合は自席や自宅で議事録をとることもあります。
周りの環境が会議に集中できる環境か確認しておきましょう！
今から会議で議事録を取るので絶対に話しかけないでください…！！
清書
議事録を取り終えたら以下の観点で自分で見直そう！
- タイピングミスがないか
- 誤字脱字がないか
- 文脈や日本語に違和感がないか、分かりにくくないか
- 箇条書きなどで整理できる箇所がないか
会議で発せられた言葉を一言一句そのまま記録するのではなく、わかりやすい表現や言葉で書き直すことはOKです。
意味や内容が変わってしまわないようにだけ注意しよう！
回覧
議事録ができたらリーダなどへ確認依頼をしましょう。
リーダの確認後はお客様などの関係者へ提出して承認を得ることで完了になります。
まとめ
議事録は簡単な作業ではあるものの実は奥が深い業務です。
議事録を書くのがうまい人は以下のポイントを抑えています。
- 話の結論を中心に書き、結論と関係のない会話を割愛する
- あれやそれのような曖昧な言葉を具体的な言葉に置き換えて書く
議事録が下手な人はただ耳で聞いたことを文字にしているだけで、結局何が決定したのか読み取れません。
「タイピングが早い」＝「議事録をとるのが上手い」ではないので覚えておきましょう。
それでもタイピングが早い方が良いので、日頃からタイピング練習ソフトなどで練習しよう！
わかりやすい議事録を書くことは将来のドキュメント作成スキルにも役立つと思いますので、議事録作成もしっかりマスターしようね！